L’industrie du tourisme utilise régulièrement les événements comme outils de promotion que ce soit en BTOB, comme par exemple des workshops, roadshows, sales mission.. mais aussi en BTOC, soirée clients, salon… Les facteurs clés de succès d’un événement varient en fonction de sa nature, de ses objectifs et de son public cible. Cependant, voici quelques facteurs généraux qui jouent souvent un rôle crucial dans la réussite d’un événement.
Objectifs clairs : la définition des objectifs précis et mesurables est un préambule essentiel. Que ce soit pour former, générer des leads, éduquer le public ou célébrer quelque chose, des objectifs clairs orientent la planification et l’exécution d’un événement.
Budget réaliste : un autre élément indispensable est l’élaboration d’un budget avec la répartition de tous les coûts et postes de dépenses. Il servira de fil rouge pour le choix des prestataires et éviter les dépassements budgétaires qui peuvent compromettre la qualité de l’événement.
Planification minutieuse : la première étape consiste à identifier tous les aspects de l’événement (où, quand, combien, typologie..) et y associer la logistique, un rétroplanning, les communications et les ressources nécessaires pour garantir un déroulement fluide
Expérience mémorable : un des facteurs déterminant dans l’organisation d’un événement qualifié de « succès » est qu’il doit être une expérience unique. Cela commence par le choix du lieu, la qualité du cocktail et de la décoration, la pertinence des intervenants, la créativité des activités, l’originalité des animations…en bref, se différencier. Les incentives favoriseront aussi le taux de participation mais ces éléments doivent être dosés et maîtrisés afin d’éviter des inscriptions polluantes.
Promotion efficace : mais la promotion d’un événement est également un élément déterminant dans sa réussite. Une stratégie de communication et d’information devra être conçue pour attirer le bon public cible et maximiser la participation de qualité. L’ e-invitation (la plupart du temps mais le choix d’une invitation papier peut aussi être gage d’originalité aujourd’hui) claire précisant le programme, les intervenants présents et une plateforme d’inscription simple d’utilisation doivent être travaillés bien en amont de l’événement. Celles-ci doivent être envoyées a minima 1 mois avant la date de l’événement avec plusieurs relances. Mais l’outil de promotion à peaufiner est la base de données. C’est elle qui déterminera un bon taux de réception. La promotion doit également inclure l’utilisation des médias sociaux, du marketing par SMS, une communication via les media travel BTOB. Sans oublier pour un événement BTOB, le relais efficace des commerciaux des différents Tours opérateurs et des réseaux de distribution. Ces différents supports de communication encourageront l’engagement de la cible public.
Logistique irréprochable : Lors de l’événement la logistique doit être ou paraitre tout du moins sans faille, comme la gestion des inscriptions, le contrôle de l’accès, la gestion des files d’attente, le vestiaire, l’accessibilité en transport. L’équipe en charge de l’événement doit être bien coordonnée et briefée en amont et recevra une feuille de route dûment renseignée. Chaque membre de l’équipe doit avoir un rôle clairement défini.
Adaptabilité : l’ imprévu fait partie d’un événement, aussi s’adapter rapidement aux changements de situation est important pour assurer le succès.
En conclusion, le succès d’un événement passe par la combinaison de l’ensemble des éléments précités. Après l’événement, il est important d’évaluer si les objectifs fixés ont été atteints, de pointer les dysfonctionnements éventuels tout en proposant des solutions qui permettront de parfaire l’organisation d’un prochain événement.